Używanie arkuszy kalkulacyjnych
W tym module zostaną Ci przedstawione arkusze kalkulacyjne oraz możliwości, jakie dają one użytkownikom w zakresie przechowywania danych i korzystania z funkcji matematycznych do manipulowania nimi. Pod koniec tego modułu będziesz w stanie tworzyć i odczytywać arkusze kalkulacyjne oraz używać ich do zapisywania danych numerycznych, a następnie wykonywać obliczenia.
Pomyśl o arkuszu kalkulacyjnym jako zaawansowanym kalkulatorze, który poza wykonywaniem funkcji matematycznych może być używany do magazynowania danych.
Możesz, przykładowo, używać arkusza kalkulacyjnego w celu śledzenia tygodniowego budżetu swego gospodarstwa domowego.
Ważne, byś od samego początku wiedział, do czego chcesz używać swego arkusza kalkulacyjnego. Należy więc pomyśleć o układzie Twego arkusza kalkulacyjnego przed rozpoczęciem, np. jak przedstawiane mają być informacje. Należy pomyśleć o takich kwestiach jak nagłówki kolumn i wierszy. Musisz mieć jasność, co do celu swego arkusza kalkulacyjnego.
Arkusz kalkulacyjny może być tak duży lub mały jak potrzeby użytkownika.
Arkusz kalkulacyjny może obejmować jeden lub więcej "arkuszy". Różne arkusze mogą być używane do ułatwienia Ci organizowania swych danych. Przykładowo, arkusz kalkulacyjny gospodarstwa domowego może zawierać jeden arkusz dla każdego miesiąca w roku, z których wszystkie tworzą jeden arkusz kalkulacyjny. The whole worksheet file is called a workbook
Do przydatnych zastosowań arkuszy kalkulacyjnych należą
- planowanie w ramach gospodarstwa domowego
- rachunkowość
- wykonywanie podstawowych obliczeń
- śledzenie wykorzystania czasu
- tworzenie list
i wiele innych.
W tym module używaną aplikacją jest Microsoft Excel. Istnieją jednak inne aplikacje arkuszy kalkulacyjnych umożliwiające wykonywanie tych samych funkcji, o jakich będzie tu mowa.
Zauważ, iż procedury opisane poniżej dotyczą Microsoft Office 2000. Dlatego też inne wersje Microsoft Office mogą zachowywać się inaczej.
Aby zacząć aplikację
- wejdź do menu Start
- wybierz Programy
- i wybierz z menu Microsoft Excel.
Po uruchomieniu programu widzisz pusty arkusz kalkulacyjny, który jest gotowy do użycia.
Arkusz kalkulacyjny składa się z komórek, z których każda zawiera pojedynczą informację. Komórka to miejsce przecięcia wierszy z kolumnami. Kolumny przebiegają pionowo w dół okna, a każda z nich ma literę, która ją określa. Wiersze przebiegają poziomo przez okno, a każdy z nich ma liczbę, która go określa.
Przykładowo, komórka nazwana "C4" znajduje się w trzeciej kolumnie i w czwartym wierszu arkusza. Są to "współrzędne komórek"
Nawigacja przebiega poprzez użycie klawiszy ze strzałkami. Strzałka w prawo i w lewo pomagają poruszać się po kolumnach a strzałki w górę i w dół przez wiersze. Gdy poruszasz się przez arkusz kalkulacyjny JAWS podaje nazwę każdej komórki oznajmiając głosem wiersz i kolumnę, w jakiej się znajduje. Aby przejść do konkretnej komórki naciśnij Control + G i wprowadź współrzędne komórki.
Przykład: Control + G, F3, Enter
Najpierw pobierz "Dokument Excel 1" na swój komputer. Teraz użyj swej wiedzy na temat narzędzi nawigacyjnych, by znaleźć odpowiedzi na następujące pytania. Po zakończeniu pytań zapisz swe odpowiedzi w pliku Word jako "Odpowiedzi Excel 1 (Twoje imię)" na dyskietkę, gdyż trafi on do twojej końcowej teczki.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące wykonania tego zadania, pamiętaj, że możesz skontaktować się z innymi uczestnikami używając Listy wysyłkowej programu obsługi komputera IDOL. MOżesz również skontaktować się z prowadzącym kurs, jeśli pragniesz otrzymać informację zwrotną dotyczącą pracy wykonanej dotychczas.
- Jak można przejść do konkretnej komórki w ramach arkusza kalkulacyjnego?
- Co zawiera komórka G7?
- W jaki sposób tytuły kolumny i wiersza mówią nam, co oznacza ta liczba?
- Jakie są cztery pierwsze liczby znajdujące się w wierszu 3?
- Jakie są cztery pierwsze liczby znajdujące się w kolumnie B?
Aby wprowadzić dane umieść kursor w komórce i zacznij wpisywanie. Komórka może zawierać litery, liczby lub ich połączenia. It can also contain the date and time. Gdy przemieszczasz się przez komórki, gdzie został już wpisany tekst JAWS podaje zawartość komórki z jej wierszem i kolumną.
Aby wstawić nową kolumnę w bieżącym miejscu wybierz menu Wstaw i wybierz "Kolumny".
Aby wstawić nowy wiersz w bieżącym miejscu wybierz menu Wstaw i wybierz "Wiersze".
Uwaga: Wstawione kolumny pojawiają się po lewej stronie kursora w bieżącej pozycji a wiersze pojawiają się ponad nim.
Aby dokonać edycji komórki, gdzie wpisano już tekst, umieść kursor w komórce i naciśnij F2. To pozwoli na edycję zawartości komórki. Po zakończeniu możesz ponownie nacisnąć F2 i zamknąć komórkę.
Możesz rozpocząć tworzenie swego arkusza kalkulacyjnego wprowadzając do pierwszej kolumny listę ogólnych nagłówków, w ramach których ponosisz wydatki. Mogą to być:
- czynsz
- podatki gminne
- woda
- elektryczność
- żywność.
Następnie trzeba będzie wstawić kolejny wiersz powyżej pierwszego nagłówka i zaczynając w drugiej kolumnie (komórka B1) wstawić miesiące w roku wzdłuż pierwszego wiersza. Na końcu tego wiersza możesz następnie dodać następujące nagłówki:
- "pierwszy kwartał"
- "drugi kwartał"
- "trzeci kwartał" and
- "czwarty kwartał"
gdyż pewne twoje wydatki mogą być ponoszone w okresach kwartalnych (często co kwartał płaci się rachunki za elektryczność – raczej co trzy miesiące niż co miesiąc).
Następnie możesz dodać ostatni nagłówek brzmiący "roczny".
Być może łatwiej będzie Ci zacząć od ostatniego miesiąca i podzielić go na cztery okresy tygodniowe. Dodaj kolumny, by pokazać cztery różne tygodnie tego miesiąca a potem piąta kolumna pokaże miesiąc ogółem.
Teraz możesz poruszać się po swym arkuszu kalkulacyjnym dotyczącym ostatniego miesiąca i dodawać kwoty poniesionych wydatków. Jeśli znasz kwotę oznaczającą wydatki miesięczne ogółem (przykładowo Twój czynsz), dodaj ją w kolumnie miesiąc ogółem. Jeśli znasz kwotę oznaczającą miesięczne wydatki (przykładowo na artykuły spożywcze), dodaj kwoty wydatkowane każdego tygodnia we właściwej komórce.
Obecnie pracujemy tylko z jednym arkuszem w zeszycie. Ale możesz używać wiele różnych arkuszy w zeszycie, aby uporządkować dane. Na przykład, kiedy używasz programu Excel do stworzenia rocznego budżetu możesz używać różnych arkuszy na każdy miesiąc danego roku.
Aby poruszać się pomiędzy arkuszami w tym samym dokumencie Excel przytrzymaj Control i naciśnij klawisz Page down. Aby powrócić do pierwszego arkusza znowu przytrzymaj Control i naciśnij klawisz Page up. Gdy pracujesz we właściwym arkuszu możesz wprowadzać dane w normalny sposób.
Kiedy otworzysz nowy zeszyt programu Excel znajdują się w nim 3 arkusze do wykorzystania. Ale można dodawać nowe arkusze przytrzymując Control i przyciskając klawisze Shift i F1.
Aby usunąć arkusz, który nie jest już potrzebny, wejdź do tego arkusza, następnie wybierz z menu Edycja polecenie Usuń arkusz.
Czasem można przyspieszyć sposób wprowadzania danych do arkusza kalkulacyjnego. Jest to szczególnie przydatne, gdy chcesz wprowadzić ten sam tekst do różnych komórek.
Na przykład, chciałbyś utworzyć nagłówki arkuszy używając tego samego określenia ‘Wyniki egzaminu’. Wystarczy, jeśli wpiszesz tekst ‘Wyniki egzaminu’ do komórki A1 i użyjesz klawiszy Shift i Prawa strzałka, aby rozszerzyć zaznaczone przez siebie pola. Za każdym razem, jak przyciskasz klawisz prawej strzałki, kolejna komórka zostanie dodana do tych, które już zaznaczyłeś. Kiedy zaznaczyłeś już wszystkie komórki przytrzymaj Control i naciśnij klawisz R. W rezultacie, twój tekst znajdzie się we wszystkich zaznaczonych komórkach.
Aby wprowadzić datę do komórki przytrzymaj Control i przyciśnij klawisz średnika. Aby wprowadzić godzinę do komórki przytrzymaj Control i przyciśnij Shift oraz klawisz dwukropka.
Kiedy wprowadziłeś już tekst do komórki możesz go usunąć przyciskając klawisz Escape.
Jeżeli chcesz wstawić nowa komórkę po to, aby wprowadzić do niej dane, przytrzymaj Control i przyciśnij klawisz +. Pojawi się okno dialogowe Wstaw. Użyj klawiszy ze strzałkami do poruszania się pomiędzy opcjami i wybierz opcję, którą chcesz zastosować przyciskając Enter.
Możesz zastosować cechy tekstu w następujący sposób:
- wytłuszczając
- wyrównując
- podkreślając
- zmieniając wielkość i styl czcionki.
Aby doszło do formatowania należy przede wszystkim dokonać wyboru komórki. Gdy kursor znajduje się na komórce zostaje ona wybrana automatycznie.
Aby wybrać cały wiersz przytrzymując klawisz Shift naciśnij klawisz pojedynczego odstępu.
Aby rozszerzyć wybór użyj klawiszy ze strzałkami w górę i w dół przytrzymując klawisz Shift.
Aby wybrać całą kolumnę przytrzymując klawisz Control naciśnij klawisz pojedynczego odstępu.
Aby wybrać kilka komórek naciśnij Control + G i wprowadź każdą współrzędną komórki, oddzielając je przecinkiem.
Np. a1,b3,c2,d4 spowoduje wybór komórek a1, b3, c2 i d4.
- Aby wytłuścić komórkę
- naciśnij Control + B
- Aby zastosować kursywę dla komórki
- naciśnij Control + I.
- Aby podkreślić komórkę
- naciśnij Control + U.
Aby formatować komórkę, żeby właściwie pokazywała symbole walut wybierz komórkę i naciśnij Control + 1, c otworzy okno "Formatuj komórkę". Ponieważ jest to okno dialogowe obejmujące kilka stron użyj Control + Tab, aby znaleźć stronę "Liczba" a następnie użyj klawisza Tab i klawisza strzałka w dół aby przejść do opcji Waluta.
Z tego miejsca naciśnij raz klawisz Tab, by wybrać swe miejsce dziesiętne i ponownie, by wybrać żądany symbol waluty, np. euro.
Po zakończeniu naciśnij klawisz Tab przechodząc do "Ok" i naciśnij Enter.
Aby zmienić wielkość i styl czcionki wybierz komórkę i naciśnij Control + Shift + F. Otworzy się okno dialogowe czcionki i możesz użyć klawiszy ze strzałkami, aby wybrać żądaną czcionkę oraz klawisza Tab do przechodzenia do innych opcji, takich jak Wielkość i Styl Czcionki. Po dokonaniu wyborów naciśnij Enter, co spowoduje zastosowanie zmian.
Najpierw zapisz "Dokument Excel 2" na swoim komputerze. Teraz użyj swej wiedzy na temat formatowania i wybierania narzędzi, by wykonać następującą czynność. Po zakończeniu pytań zapisz swój plik Excel jako "Odpowiedzi Excel 2 (Twoje imię)" na dyskietkę, gdyż trafi on do twojej końcowej teczki.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące wykonania tego zadania, pamiętaj, że możesz skontaktować się z innymi uczestnikami używając Listy wysyłkowej programu obsługi komputera IDOL. Możesz również skontaktować się z prowadzącym kurs, jeśli pragniesz otrzymać informację zwrotną dotyczącą pracy wykonanej dotychczas.
Używając arkusza pod nazwą "Harmonogram":
- Wstaw wiersz ponad Wierszem 1
- Wstaw do tego wiersza następujące nagłówki:
- godzina/dzień
- poniedziałek
- wtorek
- środa
- czwartek
- piątek
- sobota
- niedziela
- Wytłuść pierwszą kolumnę i pierwszy wiersz!
- Wstaw wiersz poniżej trzeciego wiersza!
- Wstaw do tego wiersza następujące nagłówki:
- Pora obiadowa
- Wolne
- Wolne
- Wolne
- Wolne
- Wolne
- Obejmij ten wiersz kursywą!
- Obejmij następujące komórki kursywą i dodaj słowo "wolne":
Formuły przyspieszają wykonywanie obliczeń w Excel.
Na początku każdej formuły musi być użyty znak "=".
Aby użyć formuły umieść kursor w komórce, gdzie powinna pojawić się odpowiedź.
Następujące przykłady dotyczą kilku powszechnie stosowanych formuł. Zauważ, że wykonując obliczenia używamy współrzędnych komórek a nie liczb.
Przykład 1: =c3+b2
Gdy wartość C3 wynosi 1 a wartość B4 wynosi 4, odpowiedź wygenerowana przez formułę będzie wynosić 5.
Przykład 2: =b6-d7
Gdy wartość b6 wynosi 25 a wartość D7 wynosi 6, odpowiedź wygenerowana przez formułę będzie wynosić 19.
Przykład 3: =d6/c1
Gdy wartość D6 wynosi 10 a wartość C1 wynosi 2, odpowiedź wygenerowana przez formułę będzie wynosić 5.
Przykład 4: =d2*c4
Gdy wartość D2 wynosi 7 a wartość D4 wynosi 5, odpowiedź wygenerowana przez formułę będzie wynosić 35.
Zauważ, że formuły mogą być stosowane jedynie dla komórek o wartości numerycznej.
Suma
Suma pozwala na dodawanie wielu komórek, w odróżnieniu od dodawania jedynie dwóch komórek, jak pokazano w poprzednim przykładzie.
Na początku wszystkich funkcji musi być użyty znak "=".
Jak już powiedziano, umieść kursor w komórce, w której ma się pojawić odpowiedź.
Przykład: = suma(a3:d3)
doda od komórki A3 aż do komórki D3.
Średnia
Ta funkcja przyniesie średnią wartość pewnego zakresu liczb.
Przykład: = średnia(b1:f1)
da średnią liczb w tym zakresie.
Teraz możesz używać formuł i funkcji z poprzedniej sekcji w celu wypełnienia swych miesięcznych wydatków. Możesz skorzystać z funkcji sumowania, aby zestawić ogółem kwoty wydatkowane co tydzień na żywność i uzyskać kwotę, jaką wydałeś w tym miesiącu. Możesz wykorzystać wariant Przykładu 3 w celu obliczenia kwoty, jaką wydałeś co tydzień na czynsz. Możesz utworzyć końcowy wiersz zawierający Twój miesięczny "ogół" i użyć funkcji sumowania do obliczenia kwoty ogółem wydanej w tym miesiącu.
Dane można sortować alfabetycznie albo numerycznie w porządku rosnącym lub malejącym.
Aby sortować swe dane wybierz właściwy zakres komórek, następnie przejdź do menu "Dane" i wybierz "Sortuj".
Użyj klawisza Tab, by wybrać kolejność rosnącą lub malejącą dla twojego rodzaju, następnie przejdź tabulatorem do "Ok" i naciśnij Enter.
Najpierw zapisz "Dokument Excel 3" na swoim komputerze. Teraz użyj swej wiedzy na temat formatowania i wybierania narzędzi, by wykonać następującą czynność. Po zakończeniu ćwiczenia zapisz swój plik Excel jako "Odpowiedzi Excel 3 (Twoje imię)" na dyskietkę, gdyż trafi on do twojej końcowej teczki.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące wykonania tego zadania, pamiętaj, że możesz skontaktować się z innymi uczestnikami używając Listy wysyłkowej programu obsługi komputera IDOL. Możesz również skontaktować się z prowadzącym kurs, jeśli pragniesz otrzymać informację zwrotną dotyczącą pracy wykonanej dotychczas.
- W arkuszu "Formuły" oblicz cenę ogółem wszystkich wymienionych na liście książek używając formuły dodawania.
- W arkuszu "Funkcje" oblicz sumę i średnią ocen studenta w ciągu roku.
- W arkuszu "Sortuj" ustaw dane tak, aby studenci występowali alfabetycznie według nazwiska, a następnie według imienia.
Aby wydrukować swą pracę naciśnij Control + P, jak w programie Microsoft Word. Zanim naciśniesz "Ok" wybierz wszelkie opcje drukowania, jakich możesz potrzebować.
Ważne, być sprawdził swój arkusz kalkulacyjny przed wydrukowaniem pod względem błędów w pisowni i układzie. Naciskając F7 możesz uruchomić sprawdzanie pisowni, tak jak w programie Microsoft Word.
Czasami może się zdarzyć, że trzeba sformatować szerokość kolumny, aby informacje były właściwie pokazywane. Najlepiej jest zrobić to po wypełnieniu arkusza kalkulacyjnego. W tym celu wybierz cały arkusz kalkulacyjny naciskając Control + A. Następnie wejdź do menu "Format" naciskając Alt + O. Teraz znajdź opcję "Kolumna" i naciśnij Enter a następnie opcję "Autodopasowanie obszaru" i naciśnij Enter.
Mozna również dopasowywać wysokość wierszy w całym arkuszu kalkulacyjnym. Aby to zrobić zaznacz cały arkusz kalkulacyjny przyciskając Control + A. Następnie wywołaj menu Format przyciskając Alt + F. Teraz znajdź opcję Wiersz i wciśnij Enter, a następnie wybierz Autodopasowanie i wciśnij Enter.
Kiedy dokument jest gotowy do druku możesz albo drukować zaznaczoną część tekstu, cały zeszyt lub tylko aktywne arkusze. Aby któreś z nich wydrukować przytrzymaj Control i przyciśnij P. Kiedy pojawi się okno dialogowe Drukuj przyciśnij jeden raz klawisz Tab, następnie przyciśnij literę N, aby wydrukować zaznaczoną część tekstu (oczywiście, musisz zaznaczyć, co chcesz wydrukować zanim otworzysz okno dialogowe Drukuj) i przyciśnij Enter. Aby drukować cały zeszyt przyciśnij literę E, aby drukować aktywne arkusze przyciśnij literę V i, następnie, Enter.
Aby zapisać swój plik wybierz opcję "Zapisz" z menu Plik, jak pokazano wcześniej dla programu Microsoft Word.
Aby otworzyć istniejący arkusz kalkulacyjny, wybierz polecenie "Otwórz" z menu Plik i wybierz plik zawierający Twój arkusz kalkulacyjny.
Aby wyjść ze swego arkusza kalkulacyjnego wybierz "Wyjdź" z menu Plik.
Teraz, gdy wiesz, jak możesz używać arkusza kalkulacyjnego w zakresie obliczeń dotyczących jednego miesiąca możesz zrobić to samo dla kolejnych miesięcy. Celem obliczenia swych średnich wydatków możesz użyć funkcji "średnia".
W celu porównania swych miesięcznych wydatków z miesięcznymi dochodami możesz również utworzyć arkusz kalkulacyjny "dochody", tak że niezależnie od tego, czy twoje dochody są tygodniowe czy miesięczne możesz obliczyć skąd i kiedy przychodzą twe środki pieniężne. Następnie użyj funkcji "różnica" by sprawdzić, czy wychodzisz na swoje.
